https://www.gus.nl/vacature/senior-managementassistente-secretaresse-utrecht-906720

Vacature: Senior Managementassistente secretaresse, te Utrecht


Functie : Directiesecretaresse
Functiegroep : Administratie & Secretarieel
Soort vacature : Bepaalde tijd
Branche : Overheid
Uur : 36 uur per week
Locatie : Utrecht, Utrecht
Salaris indicatie : EUR 2750 per maand
Opleiding : HBO

Beknopte omschrijving

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerk

Beschrijving

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.


Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime managementassistente. Je bent werkzaam in gilde (afdeling) 2 Ruimtelijke kwaliteit. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 3 managers. Je werkt binnen deze gilde samen met de andere Managementassistente en de gilde-assistent, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.

Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen deze gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.


Taken & Verantwoordelijkehden zijn (o.a):

Je beheert de agenda van drie managers.


  • Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management.

  • Je organiseert bijeenkomsten.

  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.

  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.

  • Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.

  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.

  • Bij afwezigheid van de collega's op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.

  • Je stelt een handleiding secretariaat gilde 2 op in samenwerking met je naaste collega.

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht;

Afdeling 2 (Gilde) het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte

Functie-eisen

Naast ruime werkervaring als senior management assistent neem je o.a mee:


Een afgeronde secretariele opleiding op minimaal MBO-niveau

Ruime werkervaring met complex agendabeheer (O.a. ivm je taak om voor drie managers het agendabeheer uit te voeren)

Kennis van actuele Microsoft Office programma's en pakketen.

Je hebt een doortastende / assertieve persoonlijkheid en bent proactief in je handelen.


Tevens:


  • Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.

  • Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen die het werkveld van het secretariaat raken.

  • Je hebt ruime ervaring met notuleren.

  • Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.

  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 6 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie

  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, MUIS, Squit en het Zaaksysteem.

Wat wij bieden

Een baan voor 36 uur per week. (full time)

Een baan voor de duur van 6 mei 2019 tot en met 6 november 2019 (Met kans op verlenging)

Wij schalen deze functie in CAR schaal 7 (Minimaal €2040,- bruto per maand op basis van 36 uur / maximaal €2900,- bruto per maand op basis van 36 uur)

Opbouw van vakantiegeld

Gratis deelname aan onze Goodhabbitz online trainingen / opleidingen

Wij kennen een OV-reiskostenregeling (vraag naar de voorwaarden)

Vragen? Bel of mail:

Bedrijfsnaam : Start People
Telefoonnummer : 0365299500 (vast)
Adres :
Postbus 1
1300AA Almere